Công thức vàng 5W và 1H đặt trên ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo
Công thức tư duy 5W1H từ lâu đã rất phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong tương đối nhiều hoạt động. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, 5W1H cũng được rất nhiều đơn vị sử dụng để lên ý tưởng tổ chức sự kiện, làm tiền đề cho một sự kiện thành công may mắn tốt lành. Vậy 5W1H cụ thể là gì? Trong bài viết dưới đây Đất Việt Event sẽ gửi đến bạn những thông tin về công thức tư duy này.
1. Why
Chữ WHY giúp chúng ta khẳng định được mục đích, kim chỉ nam của sự kiện, lý do sự kiện được tổ chức và nhằm dành được mục tiêu gì. Trả lời được câu hỏi này giúp các bạn định hướng đúng & lên kế hoạch một cách tốt nhất nhằm đem lại hiệu quả chính xác của sự kiện.
xác định mục tiêu của sự kiện khi bước đầu lập kế hoạch sự kiện rất là rất quan trọng vì nó cung cấp cho bạn hướng đi mà bạn nên tiếp tục ném lên ý tưởng phát minh tổ chức sự kiện và hoàn thành mục tiêu của mình. Tổ chức một sự kiện mà không có phương châm rõ ràng là 1 sự lãng phí rất to lớn về thời điểm và nguồn lực.
2. What
Tên sự kiện là gì, có những hoạt động nào diễn ra trong sự kiện? Tất cả các thông tin về sự kiện? Thông tin khách mời: Ai sẽ là khách mời chính? Danh sách khách mời có thể bao gồm các tổ chức, nhà tài trợ, các công ty đối tác, khách hàng và đặc biệt người phương tiện truyền thông media…
Chủ đề sự kiện là gì? Quy định đối với khách mời ra sao? Sự kiện có bán vé hay vào cổng thoải mái? Khách tham gia sự kiện có được tặng quà không? Hãy khẳng định bạn sẽ tặng quà gì cho khách và tặng họ khi nào: khi họ vào cửa, khi họ chiến thắng một trò chơi hoặc khi họ rời bữa tiệc…
Chiến dịch truyền thông media quảng cáo: Làm thế nào để truyền thông đến các các nhà tài trợ, đối tác và các sự kiện khách hàng trước, tại sự kiện và sau sự kiện một cách rất tốt. Ngân sách của sự kiện là bao nhiêu?
3. Who
Bạn sẽ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ của bạn, đối tác, khách hàng và đối tượng mục tiêu? Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? vấn đề đó sẽ làm cơ sở để bạn vận động tài trợ bởi vì nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện là khách hàng phương châm của họ. Với mỗi một nhãn hàng, 1 nhà tổ chức sẽ lại có những đẳng cấp và sang trọng và cá tính không giống nhau. chính vì như thế hiểu khách hàng là điều rất quan trọng để đưa ra ý tưởng tổ chức sự kiện tương xứng với tính cách của họ.
4. When
Sự kiện được tổ chức bao giờ? thời điểm tổ chức sự kiện giúp các bạn xác định xem có cân xứng với tính chất sự kiện hay không. Ngoài ra nếu sự kiện làm ngoài trời sẽ cần để ý thời gian này có vào mùa mưa bão không để giúp chúng ta có kế hoạch phòng bị. Bên cạnh đó giúp các bạn khẳng định được xem như có những sự kiện tương tự nào đang diễn ra không để xác minh mức độ thu hút đến sự kiện của các bạn.
Hãy xem xét những điều sau khi lựa chọn ngày và thời điểm cho sự kiện:
- Chọn ngày và thời điểm theo tiện lợi cho khách mời / khán giả tham gia
- Hãy chắc hẳn rằng thời khắc sự kiện của bạn diễn ra không cùng thời điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn.
- lưu ý về thời tiết và khí khậu. Thật là thảm họa nếu tổ chức các sự kiện ngoài trời vào một ngày khi thời tiết có bão hoặc mưa lớn đã được dự kiến.
5. Where
Sự kiện được tổ chức ở đâu? Câu hỏi này giúp chúng ta khẳng định được vị trí và không gian tổ chức (indoor hoặc outdoor). Tùy theo ý tưởng tổ chức sự kiện, chủ đề sự kiện, cùng với thời điểm sự kiện diễn ra để các bạn có kế hoạch tổ chức hoặc di chuyển nếu sự kiện ở xa và chuẩn bị cho các kế hoạch hậu cần và đối tác sản xuất.
Để sự kiện được thành công thì địa điểm tổ chức còn phải tạo được sự tiện lợi tối đa về giao thông cho khách mời, cũng như phải phù hợp với ý tưởng, với nội dung của sự kiện nhằm tạo được sự tương tác lành mạnh và tích cực cho sự kiện.
6. How
Làm như thế nào? Sau khi trả lời hết 5W các bạn sẽ biết mình sẽ phải làm như thế nào với sự kiện của bạn. Sự kiện đó được triển khai như thế nào từ đầu đến cuối? Tùy vào tính chất của sự kiện, theo yêu cầu khách hàng, hoặc Tùy theo ý tưởng, ngân sách chi tiết sẽ có cách tiến hành riêng cho từng sự kiện.
Đất Việt Event vừa cung cấp những thông tin khái quát về công thức 5W1H để lên trên ý tưởng phát minh tổ chức sự kiện. Từ đây, ta có thể thấy công thức này có thể được áp dụng vào rất nhiều lĩnh vực khác nữa, thật hữu dụng phải không nào? Hãy vận dụng nó trong mọi buổi giao lưu của cuộc sống để công việc của bạn trở nên thuận lợi hơn nhé.
Nguồn: Công thức vàng 5W và 1H để lên ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo
